Inadimplência no consultório médico, e agora?

01 de novembro de 2016

A gestão de uma clínica ou consultório médico não é uma tarefa nada fácil, ainda mais quando envolve a inadimplência. A maioria dos médicos sequer está preparada para lidar com as finanças, quanto mais com os pacientes inadimplentes.

Para conseguir enfrentar esse obstáculo e evitar as perdas financeiras, elencamos algumas estratégias-chave para você adotar em seu consultório e combater a inadimplência dos pacientes. Confira!

Tenha um cadastro completo do seu paciente

É necessário conhecer aquele que se senta na sua frente no consultório. Para isso, crie uma ficha padrão (endereço, profissão, CPF, RG), a qual o paciente possa preencher enquanto espera pela consulta na recepção, e depois digitalize esses dados.

Dessa forma, você terá fácil acesso ao cadastro de seus pacientes, sempre que precisar. Assim, evita-se dores de cabeça; como, por exemplo, quando é preciso fazer a cobrança pelo pagamento atrasado e a única informação que você tem sobre o paciente é o seu telefone.

Além disso, o ideal é manter um cadastro do histórico dos pagamentos de cada paciente. Isso permite ver se os atrasos no pagamento são frequentes e quantos dias duram em média.

Com essas informações em mãos, é bem mais fácil definir qual estratégia a ser usada com o paciente inadimplente. Sendo a primeira vez que ocorre, seja mais compreensivo. Já se os atrasos são recorrentes, use um tom de voz mais incisivo na cobrança e tente descobrir o motivo dos atrasos.

Mais interessante ainda é que já existem softwares de gestão que organizam esses dados de forma rápida e prática, o que economiza seu tempo e facilita todo o processo.

Avise o paciente da proximidade do pagamento

É muito comum pacientes atrasarem o pagamento por esquecerem a data de vencimento, e não há mal nenhum em lembrá-los disso. Para evitar esse tipo de situação, envie SMS ou e-mail — no dia anterior ao vencimento, ou poucos dias antes — alertando que a data de pagamento se aproxima.

Já se o pagamento for realizado sempre após a consulta, não há problema em avisar isso ao paciente no próprio dia de agendamento.

Ambas as estratégias trarão uma queda expressiva nas taxas de inadimplência em seu consultório.

Negocie o pagamento

Tenha sempre em vista o perfil do paciente inadimplente que você está lidando no seu consultório médico. Isso será essencial para efetuar a estratégia de cobrança que melhor se encaixa nesse perfil.

Sempre tem aquele paciente que, por atribulações da vida, se esqueceu de realizar o pagamento. A ele, basta enviar um e-mail ou SMS avisando do atraso — provavelmente o valor será recebido.

O outro perfil de paciente inadimplente é aquele que está passando por dificuldades financeiras e por isso não conseguiu efetuar o pagamento. Nesses casos, fique atento, pois o atraso pode estar relacionado à época do ano, tendo em vista que os períodos de férias e principalmente próximos de datas comemorativas (Natal e Ano novo, por exemplo) são as épocas de maior endividamento.

Logo que abordado quanto à cobrança, esse tipo de paciente devedor tentará justificar o não pagamento expondo seus problemas financeiros e propondo novas formas de pagamento. Nesse momento, o melhor a se fazer é escutar a proposta do devedor, negociando novos prazos e o reparcelamento da dívida, por exemplo.

Ao encontrar a melhor forma de pagamento, tanto o paciente fica satisfeito em poder pagar da melhor forma, quanto você assegura o recebimento do serviço prestado.

O último perfil de paciente inadimplente requer maior trabalho para lidar. Geralmente, é aquele que não costuma honrar com seus pagamentos. Para eles, tenha uma estratégia rígida de cobrança, sendo incisivo com os prazos e fazendo contratos. Tente todas as estratégias antes de recorrer judicialmente, para evitar desgastes futuros.

Mas lembre-se: cada paciente tem suas características próprias, que devem sempre ser consideradas no momento da cobrança, para não haver mal-entendido.

Escolha uma pessoa adequada para fazer as cobranças

Não se envolva na cobrança direta dos pacientes devedores. Essa tarefa pode desgastar sua imagem e ser transmitida ao seu reconhecimento profissional. Além disso, o médico já possui uma vida demasiada atribulada (plantões, consultório, congressos) para assumir mais essa responsabilidade.

Para isso, treine um profissional de sua confiança para realizar as cobranças. Pode ser a própria secretária que cuida dos agendamentos ou alguém do escritório de contabilidade que preste serviço a seu consultório médico.

Capacite esse profissional, invista em cursos e oriente sobre a melhor maneira de abordar o paciente inadimplente. Ele deve sempre atuar de forma educada, porém firme, a fim de que o recebimento seja garantido.

Terceirize e otimize seus serviços

Você já parou para analisar se a inadimplência está relacionada com a qualidade de seu serviço? Alguns pacientes podem não retornar ao seu consultório, ou sequer pagar a consulta, por insatisfação com o atendimento. Por isso, dedique-se ao máximo à relação médico-paciente e terceirize os serviços que puder em sua clínica.

Uma das formas de dedicar à essa relação e ao atendimento é terceirizando outros serviços para diminuir suas preocupações. Uma dica é optar pela locação de máquinas de exames, por exemplo, em vez de comprá-las para seu consultório médico.

Isso economiza seu tempo, que poderá ser dedicado aos pacientes, tendo em vista que com a locação você não precisa se preocupar com manutenção e suporte técnico das máquinas.

Empesas especializada locação de equipamentos cardiológicos também oferecem os serviços de laudos de Holter, Mapa e ECG via telemedicina, com segurança e qualidade dos resultados, personalizados com a identidade visual de sua clínica. Isso sem contar que não há um custo fixo mensal dos laudos, já que eles são pagos por unidade.

A inadimplência é um desafio a ser enfrentado em muitos consultórios médicos. Contudo, é essencial que a atenção do médico esteja voltada para a qualidade da assistência ao seu paciente.

E, para isso, tempo é essencial. Portanto, procure transferir a responsabilidade quanto à gestão de cobrança dos pacientes inadimplentes a outros profissionais de sua clínica ou terceirizados e tente ao máximo otimizar seu tempo a atendimento.

Gostou das estratégias sobre como lidar com a inadimplência e gerir bem o consultório médico? Leia também sobre o que é e como organizar o livro de caixa.

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