6 dicas de gestão de tempo para clínicas

25 de agosto de 2016

A espera pelo atendimento em clínicas médicas é uma situação cada vez mais comum atualmente, pois não são todos os consultórios que sabem administrar o tempo. Isso é desagradável não só para o paciente, que fica descontente com a demora, mas para o próprio profissional da área da saúde ao se ver sufocado pela rotina apertada e cheia de compromissos.

O tempo é algo precioso, assim como a dedicação integral do médico ao seu serviço. Combinando ambos fatores, uma consulta poderá ser realizada com qualidade e ainda sobrará um intervalo para o profissional se preparar para o próximo paciente. Foi pensando nisso que elaboramos essas 6 dicas de gestão de tempo para clínicas. Conheça-as agora!

Tenha uma agenda com horários definidos

Um dos principais motivos do atraso de consultas e, consequentemente, do descontentamento dos pacientes, é o mal atendimento ocasionado pelo descontrole dos horários. Deve-se ter em mente que uma boa consulta só pode ser realizada se o tempo for bem administrado, levando em conta o período médio de atendimento por paciente e o intervalo entre uma consulta e outra necessário para preparar fichas e formulários.

Tem-se, por base, um tempo entre 15 a 30 minutos por consulta, logicamente, dependendo da especialidade e a área de atuação. Já entre uma consulta e outra, normalmente são gastos de 5 a 6 minutos de organização. Tudo isso deve ser levado em conta na montagem de horários disponíveis.

São várias as clínicas que marcam um horário próximo ao outro e, pior, sem margens para possíveis imprevistos. Isso pode gerar uma série de contratempos, sendo necessário, portanto, uma padronização de horários. Deve-se ter um horário específico para atendimento, outro para recebimento de visitas laboratoriais e, se possível, um horário próprio somente para retorno de consultas, que costumam ser mais rápidas e podem ser melhor organizadas.

Trabalhe em equipe com os profissionais da clínica

Se cada um pensar no seu próprio horário, com certeza serão percebidos piores resultados quando comparados ao trabalho em equipe. Todos devem estar cientes dos horários disponíveis, das limitações de cada um e dos intervalos que todos devem ter durante o expediente.

Um médico dono de seu próprio consultório, por exemplo, deve acompanhar de perto todos os processos da clínica, mas não isso não significa que ele tem que chamar todas as responsabilidades para si. As tarefas tem que ser delegadas corretamente para que não ocorra acúmulo de tarefas no mesmo dia, contanto com a ajuda de vários profissionais para a manutenção da clínica.

Feito isso, cada profissional terá um cronograma bem definido a ponto de poder realizar sua função com máxima eficácia e auxiliar o outro a alcançar o mesmo resultado.

Separe um tempo para si

Nada melhor do que trabalhar com a mente descansada. Uma cabeça estressada, sufocada e exausta se torna improdutiva em uma rotina tão corrida (e importante) como a do profissional da área da saúde. Ao entrar no intervalo do expediente, faça aquilo que gosta, procure ler, descansar, rir ou até mesmo praticar um hobby.

O lazer é essencial não só na vida pessoal de cada um, mas também no campo de trabalho. Com as energia repostas, certamente observa-se uma maior produtividade no dia a dia e aquele trabalho que parecia ser monótono, torna-se a fonte de motivação para um bom sucesso profissional.

Faça da pontualidade a sua aliada

De pouco adianta se a secretária organizar, minunciosamente, todos os horários numa agenda e o médico não fazer também a sua parte. O médico deve, sempre, chegar antes do início dos atendimentos e evitar ao máximo possíveis atrasos. Em casos de imprevistos, deve-se avisar o consultório com antecedência a fim de que todos os pacientes possam também estar cientes da situação.

Medindo-se o tempo médio entre cada atendimento, o profissional da saúde aos poucos consegue estabelecer um parâmetro entre suas consultas, filtrando entre as atividades necessárias e aquelas que não são tão cruciais. Fazendo isso, o médico não será somente mais objetivo e centrado, como também irá evitar possíveis atrasos de consultas.

Mas lembre-se! Cada paciente é único e cada procedimento é especial. A boa administração do tempo é algo que se domina com o tempo e o médico não pode também ser rápido de mais com os pacientes. Todas as informações de uma consulta são importantes e devem ser transmitidas com máxima atenção e clareza.

Contrate profissionais para auxiliá-lo em suas tarefas

Não são todos os médicos que podem, financeiramente, contar com um auxílio extra. Mas se o orçamento permitir, é altamente recomendado a contratação de um auxiliar, como um técnico em enfermagem.

Este profissional, baseando-se em sua formação acadêmica e na sua experiência na área, possui vasto conhecimento de medicamentos em geral e de procedimentos médicos. Além do mais, tarefas como organização de fichas e limpeza do consultório podem ser amplamente agilizadas com a ajuda de um profissional em enfermagem.

Conte com apoio tecnológico

O avanço da tecnologia não precisa ser utilizado somente na sala de consultas e nos procedimentos médicos, mas também para auxiliar na gestão de tempo em clínicas. São diversos os aplicativos e programas disponíveis atualmente que podem ajudar a secretária do consultório a administrar melhor os horários de atendimento, separando-os por tipo e por tempo médio de duração.

Uma planilha computadorizada, por exemplo, é altamente recomendada, pois este recurso proporciona uma visão ampla de todos os horários ocupados e disponíveis num período de tempo e permite ainda que o responsável pela tarefa faça alterações de maneira mais segura e rápida, evitando contratempos tanto para pacientes, quanto para o médico.

Uma clínica, para se destacar por sua qualidade e desempenho, precisa, antes de tudo, ter uma boa gestão de tempo. Boa parte das reclamações vindas dos pacientes, nem se refere ao tipo de atendimento, mas sim ao tempo que demorou para ser atendido. Isso é um problema cada vez mais frequente nos dias atuais, mas que pode ser facilmente resolvido com as nossas dicas.

Administrando bem o tempo e organizando todos os horários da agenda, certamente, pacientes sairão mais satisfeitos com o tratamento recebido e médicos poderão separar melhor seus períodos de descanso para recomporem suas energias.

Já colocou nossas dicas em prática? Então não deixe de comentar suas experiências e resultados obtidos!

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