Como reduzir as faltas de pacientes em consultórios médicos?
19 de agosto de 2016 Por TMEBR'
Muitos querem ter o seu próprio negócio e ser o seu próprio chefe. O fato é que gerir uma empresa pode apresentar certas dificuldades se você não tem muito conhecimento técnico. Por exemplo, para promover a boa gestão de consultórios médicos a formação na área de saúde pode não ser o bastante, sendo necessário aprender conceitos de administração, gestão de pessoas, entre outros.
Um dos maiores problemas enfrentados em consultórios médicos é quando os pacientes faltam e não avisam. Essa atitude resulta em um tempo de espera perdido por parte da equipe e também atrasos de outros pacientes e setores. Isso é bastante prejudicial nestes casos porque, normalmente, os profissionais de saúde possuem outros empregos e fazem diversas atividades fora da empresa em questão.
Além disso, essa falta de cancelamento previamente faz com que mais pacientes fiquem na fila de agendamento, uma vez que um deixou de desmarcar e assim, sucessivamente.
Mas, como evitar que isso aconteça?
Fizemos esse texto com várias dicas para ajudar a evitar que os pacientes faltem aos consultórios sem aviso prévio. Seguir as recomendações que indicaremos abaixo facilitará o dia a dia no seu trabalho, melhorando a organização e gestão do local. Então, confira agora 9 sugestões de melhorias!
Tenha contato com o paciente por telefone
Possivelmente foi por meio desse recurso que o paciente entrou em contato com o seu serviço para realizar o agendamento da consulta. Ele é bastante útil para lembrar a pessoa em questão sobre a data e o horário da consulta.
Entretanto, o telefone é um veículo de comunicação que também apresenta falhas: o paciente pode não poder atender naquele momento ou não ouvir o telefone tocando (seja celular ou fixo), ou, ainda que ele perceba que há uma ligação perdida, pode esquecer de retornar. Nestes casos, o responsável perde um tempo considerável tentando entrar em contato várias vezes ao dia.
Mande e-mails
Mandar e-mails é uma ótima maneira de enviar um lembrete da consulta, já que esse meio pode ser previamente agendado. Assim, a clínica consegue enviar e-mails automaticamente para os seus pacientes, evitando que eles esqueçam o compromisso.
Aqui também existem pontos negativos: não são todas as pessoas que acessam a caixa de e-mails com frequência, logo, pode ser necessário enviá-los com dias de antecedência.
Utilize o serviço de SMS
Há muitas vantagens em enviar SMS para os seus pacientes. Além de ser mais econômico quando comparado a uma ligação, permite que a pessoa veja a mensagem quando tiver tempo. Ela também pode responder rapidamente confirmando ou não a consulta agendada.
Use o aplicativo WhatsApp
Certamente o contato por meio do aplicativo é o mais eficiente. A grande maioria das pessoas utilizam esse recurso em seus smartphones e elas gostam de ficar conectadas 24 horas por dia. Com o WhatsApp é possível verificar, em alguns casos, se o cliente recebeu ou não a mensagem enviada.
O ponto negativo aqui é para profissionais que possuem muitos pacientes idosos. Esse grupo normalmente não interage muito com a tecnologia e podem até não possuir esse tipo de recurso. Por isso, sempre tenha mais de um meio de comunicação com os clientes.
Dê algo em troca
A nossa mente trabalha muito bem com mecanismos de recompensa. O consultório pode dar uma bonificação para aqueles pacientes que comparecem à consulta ou que têm o cuidado de fazer o cancelamento, pelo menos, 24 antes do horário marcado. Por exemplo, para cada X consultas que a pessoa for, ela recebe um desconto na próxima ou um brinde.
Crie uma política de cancelamento nos consultórios médicos
Muitos hotéis costumam cobrar uma boa porcentagem do hóspede quando ele cancela a reserva ou quando simplesmente não comparece. E por que não fazer isso nos consultórios médicos?
É possível implementar essa política de cancelamento com certa moderação nesse ambiente, é claro. Cobrar uma pequena porcentagem da consulta caso ela não seja cancelada antecipadamente ou quando o paciente venha a faltar. Neste caso é um pouco mais complicado porque a pessoa precisa realizar o pagamento antecipado via cartão de crédito para que o tal valor possa ser descontado. Porém, ainda assim, pode valer a pena implementar alguma política de cancelamento na sua clínica.
Estimule o pagamento antecipado
É muito difícil você esquecer de algo que já está pago. Então, a clínica pode propor um desconto para aquela pessoa que fizer o pagamento antecipado da consulta. Essa é outra maneira que a clínica incentiva o paciente de comparecer no dia marcado e também de ter uma segurança de que ainda que ele não apareça e não cancele, a consulta já foi paga, não tendo prejuízos.
Cumpra o horário que foi agendado
Os profissionais precisam entender que, assim como o tempo deles é precioso o do paciente também é. Ninguém gosta de perder 30, 40 minutos esperando por um atendimento que já teve um horário agendado. Deixar o paciente aguardando mais que o necessário pode fazer com que ele comece a desrespeitar a sua clínica, seja chegando atrasado, seja simplesmente não comparecendo. Portanto, os consultórios médicos precisam cumprir o horário, de ambas as partes.
Informe a lista de espera para o próximo agendamento
Se você informar para o seu paciente que se ele faltar a remarcação pode demorar muito, certamente as chances dele esquecer do compromisso serão mínimas. Ele vai assegurar-se que aquele horário seja para ir ao médico. Isso acontece muito quando as clínicas ou os médicos são concorridos, sendo difícil remarcar o próximo agendamento com o tamanho da lista de espera.
Viram como é possível implementar diversas técnicas nos consultórios médicos para evitar que os pacientes faltem? É válido ressaltar que a ausência de pacientes também atrapalha a imagem do consultório, logo, é necessário prestar atenção nos motivos de cancelamento ou não-comparecimento dos pacientes.
Tente aplicar essas dicas em sua clínica e verifique qual sugestão apresenta mais resultados ao consultório médico. Dessa forma, você acaba conhecendo o perfil do paciente e compreendendo mais a rotina que ele possui. Quer ver mais dicas como essas? Então basta nos seguir nas redes sociais!