Saiba como ter Sucesso na Gestão da Clínica
15 de agosto de 2016 Por TMEBR'
Gerir uma clínica não é nada fácil. É preciso ter foco na satisfação do cliente, em um processo eficiente de atendimento e a constante preocupação de manter as contas no azul. Isso pode parecer simples em um primeiro momento, mas a implantação não é nada fácil.
Se você quer aprender a fazer uma boa gestão da clínica e potencializar os resultados — sejam eles de reconhecimento ou financeiros — você não pode deixar de ler a postagem de hoje! Confira!
Invista em boas secretárias
Você provavelmente já ouviu que as secretárias funcionam como cartão de visitas, não é mesmo? Essa é uma realidade que pode aumentar muito a sua lucratividade, pois elas são as responsáveis por transmitir a primeira impressão, tratar bem seus clientes e até mesmo ajudar no processo de fidelização deles.
Alguns estudos têm revelado que, quando alguém tem uma experiência negativa com uma empresa, ela compartilha com (pelo menos) cinco outras pessoas. Justamente por isso, para fortalecer sua marca, é bom dar atenção ao atendimento. Você pode pensar que isso não tem muito a ver com gestão efetivamente, mas, sem clientes satisfeitos, nenhum negócio pode ser gerido, certo?
Aposte em prontuários eletrônicos
A tecnologia está à nossa disposição e pode ser usada como grande aliada dentro da sua clínica. Os prontuários de papel foram muito úteis, mas já são um pouco ultrapassados e podem ser substituídos por prontuários eletrônicos, que se firmaram como verdadeira tendência na área da saúde.
Quer saber por que você deveria adotá-los? Sendo muito mais práticos e rápidos na hora de registrar as informações, eles também podem ser acessados com mais facilidade. Além disso, é possível armazenar mais informações e fazer com que os resultados sejam mais confiáveis, transmitindo confiança para seu paciente.
Mantenha os documentos organizados
Mesmo tendo os prontuários eletrônicos e outros documentos digitalizados, gerir uma clínica ainda envolve muito papel. Para ter sucesso, é muito importante ter organização com os documentos — isso envolve as contas a pagar, comprovantes e qualquer outro papel que seja relevante. Organize-os em um lugar seguro, como um quartinho ou armário com chave, por exemplo.
Tenha um registro rigoroso das movimentações financeiras
As movimentações financeiras sinalizam o que entra e o que sai de dinheiro, tendo um papel crucial para que o seu negócio seja lucrativo. É através desse registro que você pode perceber o que pode ser cortado e que tipo de gasto deve ser mantido. Portanto, registre de forma sistemática todas as transações que são feitas, até mesmo aquelas que parecem insignificantes.
Se for preciso, contrate um profissional especializado
Caso você tenha algum tipo de dificuldade em controlar o fluxo financeiro ou em manter as contas da clínica sob controle, considere contratar um profissional especializado — ou até mesmo terceirizar esse serviço.
Tendo o controle efetivo das suas contas e transformando sua clínica em um negócio lucrativo, você pode usar o dinheiro que entra para melhorar ainda mais os processos, o nível dos atendimentos, os aparelhos e muitos outros aspectos. Ou seja, investir para melhorar a clínica como um todo e proporcionar uma melhor experiência aos seus pacientes.
Tenha uma reserva financeira
Ainda tratando da área financeira, é muito importante ter um fundo de reserva — como qualquer negócio sério tem. É muito comum que, vez ou outra, você precise de um dinheiro extra, pois demandas eventuais sempre aparecem e pegam os desprevenidos de surpresa.
Além disso, alguns gastos aparecem de forma cíclica anualmente — como o pagamento de férias, 13º no final do ano, indenizações e o processo de contratação e demissão — e dependem da rotatividade dos seus funcionários. Como você pode perceber, o fundo de reserva é uma segurança para que sua clínica possa funcionar bem.
Integre aparelhos ao seu sistema
Para aumentar a mobilidade do seu serviço e fazer com que você possa acompanhar tudo com mais facilidade, é importante integrar outros detalhes — como a agenda e os prontuários — para possibilitar que eles sejam acessados de qualquer lugar.
Visando conferir a comodidade e tornar o acompanhamento mais simples, é importante que o sistema funcione no seu celular, no tablet ou até no computador do carro.
Não abra mão de uma agenda atualizada
Ter uma agenda desorganizada não é nada bom para o seu negócio! Além de ter dificuldade em controlar o que acontece, os clientes percebem essa fraqueza e cancelam consultas em cima da hora — caso você não faça um bom acompanhamento, eles podem até mesmo se esquecer dos compromissos com você. E tem mais: organizar a sua agenda permite um melhor controle da sua rotina, melhorando o seu trabalho e até o aproveitamento do seu tempo.
Como falamos, é importante que a sua agenda também seja controlada por algum software. Ter a agenda apenas em papel faz com que todos os processos sejam mais lentos. Acredite: você e seus clientes terão benefícios incríveis com essa nova medida!
Procure por feedbacks
Sempre temos pontos de melhoria, mas é mais difícil perceber quais são eles quando estamos dentro do negócio. Por isso, abrir a oportunidade para que seus clientes revelem suas opiniões é muito importante para melhorar o serviço. Isso fará com que você tenha uma noção melhor de como seus clientes se sentem na sua clínica, o que eles aprovam e desaprovam.
Além disso, é muito importante se esforçar para implementar as sugestões e melhorar os aspectos negativos, pois isso garante o sucesso da clínica e faz com que eles entendam que vale a pena reclamar, pois você escuta. Deixando seus pacientes mais satisfeitos, eles vão propagar o atendimento diferenciado que você promove, despertando o interesse e até aumentando sua clientela.
Se você não sabe como fazer isso, faça uma pesquisa de satisfação em papel, por e-mail ou contrate um call center para ligar em casos específicos — implantar medidas internacionalmente reconhecidas, como o NPS, também é uma ideia. Opção é o que não falta! Escolha o melhor formato e ouça o seu cliente!
Como você pôde perceber, para garantir uma boa gestão da clínica, você deve focar em três pontos fundamentais: a parte financeira, a organização e um atendimento de qualidade. Ter o foco no cliente também é um grande ganho, pois eles são a verdadeira razão do seu negócio existir!
Você conhece algum outro ponto importante para ter sucesso na gestão da clínica que não citamos aqui? Que tal compartilhar sua experiência no espaço destinado aos comentários?
