5 dicas de rotina administrativa para sua policlínica
03 de junho de 2022 Por Paulo Miranda Filho'
A gestão de uma clínica é a base que possibilita o alcance do principal objetivo: atender pacientes. Isso é ainda mais importante quando falamos de policlínicas — instituições de saúde que oferecem uma grande variedade de serviços. Nesse sentido, uma boa rotina administrativa para policlínica é essencial para controlar o fluxo de caixa, alcançar metas e reduzir custos.
Mas você sabe como adotar uma rotina administrativa para a sua policlínica? Neste artigo, apresentamos 5 dicas para começar. Continue a leitura e confira!
Como organizar uma rotina administrativa para policlínica
Antes de tudo, é preciso entender que uma clínica também é uma empresa. Ou seja, precisa ter organização e ganhos financeiros para continuar existindo.
Por esse motivo, é importante separar um tempo para a rotina administrativa da policlínica. Contudo, existem estratégias para otimizar esse tempo e tornar a gestão da clínica mais eficaz.
Veja, a seguir, 5 dicas para isso.
- Controle o fluxo de caixa
Manter o registro de todas as despesas é essencial para visualizar a saúde financeira da sua policlínica. Todos os gastos, até os mais ínfimos, devem ser registrados. Afinal, um grande número de pequenas despesas pode se tornar uma grande cifra no final do mês.
Esse controle permite a identificação e correção de gastos desnecessários. Além disso, quando você sabe exatamente quais são as receitas e despesas, é possível projetar o futuro da policlínica e verificar a viabilidade de novos investimentos.
- Delegue tarefas
Quando médicos estão à frente de clínicas ao mesmo tempo em que atendem pacientes, é comum que se encontrem em uma situação de sobrecarga. A consequência, além do prejuízo à saúde mental do médico, é a falta de organização e controle da gestão.
Por isso, delegar tarefas e até mesmo contratar mais profissionais para a administração é essencial para tirar um peso das suas costas e garantir uma gestão mais eficaz.
- Estabeleça prioridades e metas
Lembre-se: o tempo é o seu maior recurso. Por isso, aprender a geri-lo é uma das principais habilidades para facilitar a rotina administrativa da policlínica.
Ao entender que o tempo é um recurso limitado, você poderá estabelecer prioridades para garantir a realização do que é mais importante.
Depois, estabeleça metas a curto, médio e longo prazo para não deixar de executar os demais objetivos. Essas metas devem ser traçadas da forma mais específica possível para que possam ser acompanhadas. Por exemplo:
- atender X pacientes por dia até o mês Y;
- alcançar N visitantes no site até o mês Y;
- aumentar o faturamento da clínica em X% até o mês Y.
Depois, é preciso pensar em como chegar lá e desdobrar cada meta em tarefas executáveis pela equipe.
Isso evita o estresse da equipe com acúmulo de tarefas. Além disso, representa um momento de reflexão para repensar atividades que custam muito tempo e dão pouco retorno.
- Acompanhe os indicadores
Não basta estabelecer metas, é preciso acompanhá-las. Dessa forma, você conseguirá enxergar os resultados ou corrigir os processos das metas que não foram alcançadas.
Alguns exemplos de indicadores são:
- Net Promoter Score, o NPS (metodologia para avaliar a fidelidade dos pacientes)
- custo para aquisição de paciente;
- retorno sobre investimento.
- Utiliza a tecnologia a seu favor
Atualmente, a tecnologia pode ser uma grande facilitadora na hora de planejar a rotina administrativa da policlínica.
O mercado já oferece diversas opções de tecnologias para clínicas, como softwares de gestão e emissão de laudos à distância.
A TME (Telemedicina Cardiológica) oferece o serviço de emissão de laudos via comodato ou locação de aparelhos. Dessa forma, é possível reduzir custos, ampliar serviços e garantir a agilidade na entrega de laudos.
Além disso, ao contar com uma central de laudos à distância, sua clínica terá à disposição uma equipe de médicos laudando e garantindo suporte aos clínicos gerais sem burocracias trabalhistas — que representam mais tarefas na rotina administrativa da policlínica.
Se você deseja facilitar a rotina administrativa da policlínica e reduzir custos com pessoal e estrutura, saiba que pode contar com a TME. Entre em contato para tirar suas dúvidas!
