Livro de caixa: entenda o que é e como organizá-lo
21 de setembro de 2016 Por TMEBR'
Organizar as finanças é uma prática primordial para o sucesso de seu consultório médico. Controlar os gastos possibilitará que você saiba quais os procedimentos que geram maior faturamento, permitindo priorizar essas atividades e gerenciar com sucesso seu estabelecimento. E o livro de caixa é um grande aliado nesse controle de finanças.
Outra vantagem do controle financeiro é ter a ciência dos encargos fiscais e, por conseguinte, dos seus prazos e pagamentos, evitando problemas futuros com a Receita Federal.
Neste artigo, falaremos sobre o que é um livro de caixa e como organizá-lo, além de explicarmos como ele pode ser utilizado para ajudar a gerenciar sua clínica. Acompanhe!
O que é livro de caixa?
O livro de caixa é um documento que mostra a contabilidade das empresas. Ele é composto pelos lançamentos de entrada e saída realizados dentro de um período determinado (dia, mês e ano).
No livro de caixa não são anotados os pagamentos a receber e contas a serem pagas. Somente são registradas as contas que já foram pagas — é preciso guardar os comprovantes de pagamentos e notas fiscais para ajudar no preenchimento do livro.
O objetivo desse documento é fornecer transparência e controle na entrada e na saída do dinheiro, progressivamente. É importante destacar que o livro de caixa demonstra apenas o status circunstancial da empresa, uma vez que não contempla lançamentos futuros, sejam eles créditos ou débitos.
Qual a diferença entre livro de caixa e fluxo de caixa?
Você talvez esteja se perguntando: livro de caixa e fluxo de caixa são a mesma coisa? A resposta é: definitivamente não!
No livro de caixa, os registros devem seguir um padrão, obedecendo algumas formalidades, como data, descrição, valor de entrada e saída, e saldo final. Já o fluxo de caixa é um documento gerencial, utilizado para administrar suas finanças.
No fluxo de caixa é possível anotar todas as despesas e receitas futuras de sua empresa durante um período, permitindo, assim, saber sua real condição financeira, e dando condições para que você se planeje a fim de poupar ou reinvestir seus ganhos.
Por outro lado, o livro de caixa permite que você saiba com exatidão:
- Qual o valor que tem na sua conta atualmente;
- Quais despesas já foram pagas — incluindo os impostos;
- O que já foi efetivamente recebido.
Como organizar e preencher o livro de caixa?
Esse documento precisa de poucas — mas valiosas — informações, apesar de conter alguns itens padronizados. É necessário constar:
- A data do registro;
- Uma descrição resumida do item;
- O valor financeiro em sua respectiva coluna de entrada ou saída;
- O saldo final.
O ideal é dividir o livro em colunas, contendo as informações citadas anteriormente. Para facilitar seu entendimento, bem como o preenchimento do livro, analise as dicas a seguir:
O preenchimento da data
Na primeira coluna é necessário colocar a data do registro a ser lançado. Na primeira linha do livro de caixa é obrigatório anotar o saldo anterior e, ao iniciar um novo mês, esse saldo deve ser lançado, tomando como base o saldo referente ao último dia do mês anterior.
A descrição do lançamento
A descrição do item a ser anotado deve ser feita na segunda coluna do livro de caixa e não tem nenhum mistério. Como, por exemplo:
- “Locação de MAPA”;
- “Locação de ECG”;
- “Locação de Holter”.
A classificação das despesas e receitas
Classificar um item como despesa ou receita também é bem simples.
- Despesas são os gastos que sua clínica necessita despender para poder exercer sua atividade, como materiais de procedimentos, máquinas, laudos, entre outros.
- Receitas são os valores que sua clínica recebe decorrente da prestação de serviço, podendo ser de pacientes particulares ou dos planos de saúde.
A informação do saldo
A última coluna do livro é composta pelo saldo diário de sua conta. Após realizar todos os pagamentos e auferir os recebíveis, é necessário fechar o dia com o saldo total da conta. Para isso, basta subtrair as despesas e somar as receitas do saldo anterior, finalizando, assim, o seu dia no livro de caixa.
O livro de caixa me ajuda com os impostos?
O imposto de renda deve ser declarado anualmente e, quase sempre, gera dúvidas nos contribuintes. O livro de caixa é um grande auxiliar na declaração do seu IR. Ele proporciona ao contribuinte a dedução de 20% das despesas mensais relacionadas com seu negócio.
No livro de caixa, como visto anteriormente, devem ser registrados todos os gastos do seu estabelecimento, incluindo:
- Energia elétrica;
- Água;
- Aluguel;
- Todos os materiais adquiridos para prestação de seus serviços.
Sendo assim, é de extrema importância que você guarde todos os comprovantes de pagamento, uma vez que a Receita Federal pode exigi-los.
Quais os benefícios ter um livro de caixa?
Finalmente, quais os benefícios de se ter um livro de caixa? Além de poder controlar quais despesas foram pagas e o que já foi devidamente recebido — possibilitando, assim, controlar as finanças da sua clínica —, o livro de caixa dá a exata noção da disponibilidade do seu dinheiro.
Ao ter essa noção, é possível realizar economias e cortar custos extras sem prejudicar seu paciente, e usar o saldo extra para investir em sua clínica. Um exemplo é a mudança dos laudos emitidos para laudos personalizados com a identidade visual da clínica e a assinatura do médico responsável, agilizando o seu processo de emissão.
Mais um grande benefício é a busca por ações de otimização e automação dos processos dentro da sua clínica, gerenciando melhor o tempo dos pacientes e lhes oferecendo serviços melhores. É possível, por exemplo, investir em uma central de laudos que forneça laudos de holter, de mapa e de ECG, e que, além disso, também forneça laudos a distância e online.
Outra possibilidade de investimento é contratar empresas que trabalham com locação ou comodato de equipamentos cardiológicos, o que facilita a aplicação de práticas de telemedicina em sua clínica, ampliando o mix de exames. Desse modo, os pacientes realizam os exames sem ter que recorrer a outros estabelecimentos – mais comodidade para eles, melhores resultados para você.
É possível perceber que o livro de caixa ajuda no desenvolvimento e na expansão dos seus negócios. É possível, ainda, recomendar alguns aplicativos para médicos, com enfoque na otimização de suas rotinas, evitando atrasos e outros problemas.
O livro de caixa é uma solução financeira simples que contribui muito para a evolução e a expansão de sua clínica. Procure utilizá-lo da melhor maneira possível, aumentando o controle financeiro sobre o seu negócio e buscando sempre investir em novas práticas para melhorar o atendimento ao paciente e sua satisfação com os seus serviços prestados.
Não abra mão de ter um livro de caixa para registrar toda a movimentação financeira da sua clínica, aproveitando os benefícios mencionados. Para melhorar a gestão das suas finanças, leia também nosso Guia prático: gestão financeira para consultórios médicos e aplique esses conhecimentos em sua clínica.
