Como (e por que) informatizar o consultório médico?

30 de setembro de 2016

Informatizar os processos já é uma realidade para a maioria dos negócios atualmente, inclusive para a área da saúde. Afinal, o enorme tempo gasto com arquivos de fichas, agendas de papel, guias e prontuários preenchidos à mão já não se encaixam nas novas necessidades de clínicas e consultórios médicos.

Com a informatização, o médico poderá visualizar e manipular todas as informações dos seus pacientes de forma rápida e com maior segurança, evitando erros e dedicando mais tempo a um atendimento de qualidade.

Contudo, se você ainda tem dúvidas sobre se vale mesmo a pena informatizar seu consultório médico, continue lendo este post e conheça melhor o processo e suas reais vantagens!

Por que informatizar o consultório médico

A grande vantagem de automatizar a rotina de trabalho de um consultório médico é a centralização e padronização das informações, que ficam reunidas e integradas em um só lugar — podendo ser acessadas de qualquer computador e a qualquer hora, bastando apenas acesso à internet.

Assim, é possível garantir o desenvolvimento e crescimento do consultório médico, e a melhoria no atendimento ao paciente, bem como do fluxo de trabalho para toda a equipe.

Entre os principais benefícios da automatização do consultório médico, se destacam os seguintes:

Custo X Benefício

O processo de informatizar um consultório médico não se torna um grande investimento quando comparado aos inúmeros benefícios que ele pode trazer. Na verdade, com a popularização de computadores e a alta concorrência, é possível encontrar sistemas com preços acessíveis e relativamente baixos.

Contudo, vale destacar que a escolha de um sistema deve sempre estar pautada nas necessidades do consultório e nas funcionalidades oferecidas pelo software de gestão.

No processo de informatização do consultório médico, é importante considerar que todo o sistema esteja integrado entre todos os setores, e que as informações possam ser acessadas automaticamente, além da possibilidade do armazenamento em nuvem.

Então, na hora da escolha é fundamental priorizar a qualidade do software, a reputação do fornecedor e a sua capacidade para gerir múltiplas funções.

Gestão centralizada

Como sabemos, a rotina de um consultório médico vai muito além da realização de atendimentos aos pacientes. Os médicos se tornam gestores do seu próprio negócio e passam a ter uma série de responsabilidades para manter o empreendimento funcionando.

E com a informatização e automatização desses processos, se passa a ter maior controle sofre tudo o que ocorre dentro do consultório — além de ter uma maior praticidade, já que não é preciso buscar a agenda da secretaria para conferir um compromisso ou mesmo ter que acessar outros documentos ou aplicativos isolados.

Assim, com um software de gestão tudo fica armazenado em um único lugar, podendo ser acessado de qualquer computador e a qualquer hora.

Maior produtividade

Um consultório automatizado permite que todos os processos da clínica sejam padronizados e simplificados — desde o agendamento de uma consulta e o gerenciamento da agenda até o cadastro e histórico de informações dos pacientes.

Com um gerenciamento mais eficiente de toda a rotina do consultório e a otimização do tempo com a eliminação de processos manuais, médicos e funcionários passam a se dedicar ao que realmente é importante, oferecendo não apenas maior produtividade, mas uma melhoria na qualidade do atendimento.

Melhor organização dos dados

Como dissemos, com a eliminação dos processos manuais e o registro correto das informações, tanto os pacientes como o próprio consultório se beneficiam. Afinal, a partir da automatização os dados passam a ser centralizados, o que permite também uma melhor organização e padronização do que está sendo inserido no sistema.

As informações de todos os pacientes podem, então, ser facilmente acessadas com a categorização específica de cada prontuário — o que permite que os dados possam ser encontrados com praticidade, uma vez que seguem a mesma estrutura em todos os registros.

Quais serviços podem ser automatizados

Confusão de papéis, tempo perdido na organização e armazenamento de documentações e prontuários de pacientes, inúmeras folhas de fichas, várias agendas e consultas marcadas com duplicidade ou em dias que não se encaixam com a agenda do médico — esses são problemas comuns na rotina de consultórios que ainda não aderiram à automatização dos processos.

Para entender como solucioná-los, vejamos agora alguns dos serviços que são diretamente beneficiados com a automatização de consultórios médicos.

Customização dos prontuários eletrônicos

Integrar as informações de todos os pacientes é, sem dúvida, uma das grandes vantagens. Assim, é possível ter seções, campos e protocolos específicos, que estejam adequados às necessidades de atendimento.

Com um prontuário integrado, o médico consegue acessá-lo antes mesmo da consulta, possibilitando saber o histórico do paciente, sua evolução médica, laudos, e até verificar resultados de exames anteriores. Além disso, com o uso de softwares de gestão é possível manter um histórico documentado do paciente, o que torna a consulta mais precisa e segura.

Em caso de dúvida, o médico pode se certificar da procedência de um exame ou até requisitar outro, garantindo a segurança das informações, a qualidade no atendimento e a possibilidade de personalizar os prontuários médicos.

Emissão de laudos online

E com as novas ferramentas já é possível encaminhar automaticamente os exames por e-mail, sem a necessidade de processos manuais, que sempre podem levar a erros. Além disso, é possível que o laudo retorne no mesmo dia, já com a avaliação de um profissional especialista.

Mobilidade

Outra das grandes vantagens do chamado “boom tecnológico” na área da saúde é a interface com dispositivos móveis. Trata-se, basicamente, da possibilidade de todos os dados de um paciente serem acessados a qualquer hora e a qualquer lugar por meio do armazenamento online — seja por meio de celulares, tablets ou smartphones.

Assim, o médico passa a ter maior autonomia e organização na sua agenda, planejando e gerenciando de forma rápida todos os atendimentos, onde quer que esteja. Então, compromissos pessoais e familiares podem ser encaixados entre um atendimento e outro, sem que se tenha que deixar de lado a vida pessoal para se dedicar exclusivamente à profissional.

Gestão financeira eficiente

Ao automatizar os processos dos consultórios médicos o gestor ainda passa a ter uma melhor gestão financeira, com total controle de todas as movimentações de caixa, bem como as despesas, os custos e o lucro obtido.

Afinal, com todas as informações financeiras organizadas é possível estabelecer um orçamento que se encaixe na real situação do consultório, o que leva a realizar melhores investimentos, a cortar gastos desnecessários e ainda a ter um sistema de cobrança muito mais eficiente — possibilitando gerar automaticamente notas fiscais, gerar boletos e controlar o índice de inadimplentes.

Dicas para implementação de novas tecnologias

Na escolha de um software para a automação dos processos do consultório médico, é preciso ficar de olho em alguns itens:

Funcionalidades mínimas

Primeiramente, analise a necessidade de automatização da clínica ou consultório médico e compare com os requisitos oferecidos pelo fornecedor. Alguns softwares exigem uma estrutura alta, o que pode gerar custos extras, sem necessidade.

Outro importante ponto que deve ser observado é a possibilidade de atualizações automáticas e da inclusão de módulos futuros, conforme o consultório se desenvolva e passe a exigir novas funcionalidades no sistema.

Etapa de implantação

Fique atento também à possibilidade de o próprio fornecedor do software implantar o sistema, o que garante que todas as etapas sejam executadas por profissionais habilitados para tal. Além disso, o consultório pode contar com um suporte para estar preparado para problemas e erros que possam vir a ocorrer com o sistema em funcionamento, sabendo qual ação colocar em prática para que não voltem a acontecer.

Treinamento

Também é essencial que a equipe tenha um bom treinamento, o que envolve o acompanhamento do fornecedor do software. Muito além de apenas conhecer as funcionalidades de um sistema, é necessário que todos os colaboradores entendam a importância da automatização, o que facilita o seu uso no dia a dia.

Ainda, é preciso que o consultório estabeleça um período de experiência para que todos se adaptem às mudanças e possam utilizar as funcionalidades do software de forma eficiente, resultando em um melhor desempenho e uma maior produtividade.

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