10 Dicas Para Melhorar a Gestão de Clínicas!
05 de março de 2021 Por Paulo Miranda Filho'
Quem é médico e dono de clínica sabe que a gerenciar um negócio é uma tarefa complexa que exige muito planejamento e atenção. Afinal, a gestão de clínicas e consultórios afeta em todos os processos, desde a recepção até o controle financeiro, passando pelo atendimento aos pacientes.
Mas isso não significa que gerir uma clínica é uma tarefa impossível, apenas que você precisa se dedicar para desenvolver as competências necessárias — e contar com boas ferramentas para otimizar a gestão.
Aqui você vai aprender 10 dicas rápidas, bem referenciadas e fundamentais para melhorar a gestão de clínicas. Leia atentamente a seguir.
Como melhorar a gestão de clínica ou consultório
Essas dicas são para melhorar a gestão de clínica e podem facilitar bastante a sua vida como gestor, bem como sua diferenciação no mercado.
- Digitalize a gestão
Em primeiro lugar, é essencial que os dados dos pacientes estejam organizados em um lugar de fácil acesso.
Do mesmo modo, laudos médicos, prontuários e o histórico de consultas precisam estar armazenados por pelo menos 20 anos. Por isso, digitalizar esses documentos e acessá-los na nuvem é mais que recomendado.
Procure ter uma gestão de clínica voltada ao armazenamento das informações inerentes aos funcionários.
As informações geradas no gerenciamento de processos, equipamentos e finanças também precisam estar incluídas.
Um ótimo exemplo de sistema que traz essa visão sistêmica para a gestão é o sistema da Shosp, inclusive por suas inovações recentes em torno de facilidades de pagamento e gratuidade para a prática de teleconsulta.
A ferramenta permite a centralização tecnológica da sua gestão. Vale a pena conferir, mas não se esqueça de acompanhar as próximas dicas.
- Tenha um excelente controle financeiro
Pensar na clínica médica como uma empresa é um grande diferencial na postura da gestão. Isso porque a performance, metrificação e estratégia precisam estar alinhadas para potencializar sua proposta de valor que chegará para o paciente.
No entanto, se o gestor não enxerga esse fato e nem dá a atenção necessária a esses processos, os resultados da clínica podem ser muito prejudicados.
Uma das maiores dificuldades é literalmente misturar os rendimentos pessoais com as finanças da clínica médica, aspecto que não é raro de acontecer.
Esse é um erro crasso, principalmente em gestões familiares, e pode trazer escuridão para a alta gerência.
Para ajudar você a otimizar seu controle financeiro, trouxemos um vídeo de uma das maiores Startups de Saúde brasileiras, a iClinic, que te ajudará com 5 dicas financeiras sobre:
- Finanças pessoais x Finanças da empresa
- Traçar metas e objetivos realistas
- Fazer um bom planejamento
- Estar atento ao fluxo de caixa e capital de giro
- Potencializar sua gestão com tecnologia, como fazemos aqui na TME.
- A gestão de clínicas depende de uma agenda bem organizada
É chegada a hora de falar sobre um dos pontos que mais trazem dores de cabeça para a rotina de quem administra/empreende em saúde: a organização da agenda.
O dilema de sempre poder atender ou encaixar mais pacientes do que a realidade permite.
O resultado é que a produtividade pretendida é quase sempre perdida. E o mais importante para tratar os efeitos, como você sabe, é identificar as causas.
Uma empresa que ajuda a atuar nessas causas e vem se destacando no cenário de telemedicina e tecnologias para clínicas e consultórios é o software da iMedicina.
Trouxemos um vídeo para mostrar como é simples o agendamento na plataforma.
Se você quiser conhecer mais a ferramenta como facilita a vida do agendamento de consultas, além de outros serviços, basta acessar o site da iMedicina. Em seguida, conheça o potencial do software e veja só como usá-lo corretamente.
- Aumente a eficiência da clínica com terceirização
Imagine uma clínica médica de cardiologia onde há alta demanda por realização de exames. Nesse cenário, é muito importante focar na gestão da clínica sem abrir mão de atender à demanda por exames.
Mas a realização de mais exames implica dificuldades: é preciso ter mais espaço, equipamentos e uma equipe especializada para a emissão de laudos.
Qual é a solução para todas essas questões? Terceirização. Ao terceirizar, você capitaliza o custo de oportunidade do tempo da sua gestão e da sua equipe.
Dessa forma, a clínica se mantém focada no que mais importa e traz valor agregado para o serviço, para a marca e para cada médico cardiologista.
É possível delegar tarefas com extrema confiança na qualidade, na segurança dos dados e na garantia de qualidade de exames para a quem mais importa: o paciente.
E mesmo para aqueles que acreditam que é preciso um grande investimento ou mobilização de capital, nós trouxemos aqui formas de acessar esses benefícios e providenciar os equipamentos necessários.
Compra – Para clínicas de maior porte ou com condições financeiras, a compra dos equipamentos é a alternativa mais comum.
Comodato – Esse regime é feito pelo empréstimo sem custos de um equipamento para o comodatário. O recebedor, portanto, não tem nenhum tipo de custo com a aquisição do produto, bastando contratar um número determinados de laudos à distância por mês. Confira as características do comodato de equipamentos cardiológicos.
Locação de equipamentos – este é outro caminho indicado para clínicas pequenas a médias que querem ampliar sua oferta de atendimento ao contar com equipamentos de última geração por meio de prestações mensais.
Leia mais: Laudos internos ou laudos terceirizados? Qual a melhor opção para sua clínica?
- Utilize a tecnologia para trazer expertise para o negócio
A quinta dica é relacionada a tecnologia e é importante prestar muita atenção no uso que você faz dela.
A TME vislumbrava há 17 anos que a telemedicina seria uma tendência que viria para ficar e mudar a forma e relação de médicos e pacientes. Além de dar mais praticidade para ambas as partes.
Um dos serviços facilitados pela TME é a telemedicina com a emissão de laudos, que terceriza o serviço por meio de uma central de laudos à distância.
Independente da marca, tipo de exame (holter, ECG e mapa), com o Proteus (tecnologia TME) você pode receber e enviar exames com extrema facilidade e maior velocidade.
Ainda há a cereja do bolo: o módulo administrativo que traz um olhar de negócio e performance na palma da mão do gestor/médico, através do App Proteus.
Nosso objetivo é mostrar que a tecnologia não é um fim, mas sim um meio. E aqui ela é o meio que maximiza o nível da nossa entrega com comodidade tecnológica e suporte humanizado.
- Presença digital
Outro ponto essencial para a gestão de clínicas é a presença nas redes sociais. É importante disponibilizar várias formas de contato para que o paciente consiga falar com você, bem como possibilitar que você possa captá-lo. Seja via e-mail, WhatsApp, telefone ou chat no site.
Esses recursos dados pela tecnologia dão aos pacientes a possibilidade de tirar dúvidas, se conectarem com uma imagem mais humanizada dos profissionais de saúde e escolherem pelo seu serviço. E dão aos médicos da sua clínica a possibilidade de marcar suas consultas, conferir seus lados e enviar mensagens aos pacientes.
Tudo isso é uma forma de melhorar a gestão da sua clínica. Além de ser uma maneira rápida de manter a confiança e fidelidade de seus clientes no trabalho profissional que sua clínica realiza.
- Sempre fazer treinamentos e atualizações
Claro que para ter uma boa gestão de clínica é preciso estar sempre atualizado em novas habilidades, atitudes e conhecimentos.
Essa atualização não deve ser apenas do corpo clínico, mas sim todos que fazem parte do time. Os treinamentos devem ser constantes para que você sempre possa oferecer o que há de melhor e da melhor forma para seus pacientes.
Desde as secretárias da clínica, que são a linha de frente do seu negócio e o primeiro contato que o paciente tem com a clínica, até a ponta final. O treinamento tem que estar sempre em dia e atualizado.
Curso para Recepcionista de Clínica é uma indicação de curso gratuito para você elevar a performance da sua equipe de atendimento.
Os treinamentos servem para alinhar o perfil da clínica com todos os funcionários e esclarecer os valores, missões e planos futuros da clínica. Hoje em dia já existem várias opções de treinamento que podem ser feitas com todos os funcionários. Esse é um aspecto essencial para uma boa gestão clínica.
- Integração de sistemas e otimização de processos
Outra dica para melhorar a gestão de clínica é a integração dos sistemas. Essa integração evita o retrabalho em diferentes etapas do atendimento de um paciente.
Quando sua clínica tem uma integração, todas as informações do paciente e as atualizações que eles tiverem em seus prontuários ficarão disponíveis para todos os envolvidos.
Além disso, outro fator fundamental para uma boa gestão da sua clínica é o mapeamento e a correção de processos. Isso é fundamental para um atendimento mais produtivo.
- Monitorar o desempenho
Se o seu objetivo é melhorar a gestão da sua clínica, seguir todas essas dicas dadas é um bom caminho. Mas também é preciso que você, gestor, tenha alguns indicadores estabelecidos.
Esses indicadores devem mostrar qual é a produtividade atual da sua clínica. Eles serão medidos novamente no futuro após a implementação das mudanças para otimizar a gestão.
Alguns exemplos desses indicadores que podem ser vistos antes e depois são:
- tempo de permanência do paciente na clínica;
- número de consultas no dia;
- tempo de espera dos pacientes para serem atendidos.
Então, após aplicar todas as dicas acima para melhorar a gestão de sua clínica, é preciso verificar se houve resultado. E o gestor deve atribuir métricas específicas para cada um desses fatores.
- Pesquisas de satisfação
Um dos fatores mais importantes para ter uma melhor gestão de clínica é o feedback dos pacientes. É preciso ouvi-los para saber o que pode ser melhorado, o que já está em um nível de excelência e o que ainda está a desejar em toda a experiência.
Para buscar essa resposta, não é preciso nenhum processo muito complexo ou difícil.
Uma boa pesquisa de satisfação deve ser rápida e direta, e pode ser feita com quatro ou cinco perguntas bem elaboradas.
Várias clínicas já fazem essa pesquisa via aplicativo ou no momento em que o paciente está saindo. Perguntar como foi a experiência do paciente em todas as áreas que ele passou na clínica já pode dar um direcionamento.
NPS: é uma das mais importantes métricas de toda a gestão da sua clínica/ consultório e está diretamente vinculada ao grau de satisfação com o seu serviço. Entenda mais sobre o NPS em clínicas.
Captar informações diretamente das pessoas que tiveram contato com os serviços, algo que muitas vezes os próprios gestores não têm, muda totalmente a qualidade do atendimento.
Para uma boa gestão é preciso estar atento às reclamações frequentes.
Como nosso serviço de laudos a distância pode melhorar a gestão de clínica?
Responda com sinceridade: você já parou para pensar sobre o tempo que você gasta para laudar cada exame cardiológico feito?
Esse mesmo tempo poderia de fato ser alocado para pensar no seu negócio, na sua carreira e na equipe. Certamente, as horas poderiam ser gastas de outra forma e até mesmo gerando novos atendimentos, certo?
Você pode perceber, tanto com as empresas de renome citadas, quanto com a TME, o quanto trazer serviços de renome e peso podem agregar valor ao seu negócio.
A TME é pioneira na emissão de laudos à distância. Há 18 anos no mercado, lidera os segmentos de Holter, ECG e MAPA, proporcionando os benefícios de terceirização de laudos através da telemedicina (telecardiologia).
Saiba mais: A telemedicina no Brasil e o protagonismo da telecardiologia na saúde
Ficou curioso para otimizar a gestão de clínicas? Entre em contato conosco! Nossa equipe terá o maior prazer em atendê-lo.
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